Tại bất kỳ buổi lễ hay một sự kiện nào đó bạn có thể bắt gặp bất kỳ một nhân viên nào đó đeo một tấm thẻ trên cổ. Những tấm thẻ này có công dụng giúp phân biệt vai trò của từng thành viên, tạo sự tin tưởng với khách mời và góp phần vào sự vận hành trơn tru của sự kiện. Trong bài viết hôm nay, Hưng Việt Mỹ sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về thẻ ban tổ chức sự kiện cũng như những mẫu đẹp mà bạn có thể lựa chọn.
Thẻ Ban Tổ Chức sự kiện là gì?
Thẻ ban tổ chức sự kiện (Event Badge) là một loại thẻ được nhận diện ai đó thuộc đội ngũ tổ chức trong một sự kiện như hội thảo, hội nghị,...Thông thường, trên thẻ thường được thiết kế rõ ràng sắc nét với đầy đủ các thông tin như: Họ và tên, chức danh hoặc có thể là ảnh người đeo.
Khi có chiếc thẻ này, thành viên ban tổ chức có thể đi vào các khu vực hạn chế như: hậu trường, phòng điều khiển kỹ thuật, hay khu vực làm việc nội bộ mà khách mời không được phép vào. Đồng thời, thẻ BTC còn là biểu tượng của trách nhiệm và quyền hạn, giúp người đeo thẻ thực thi nhiệm vụ một cách hiệu quả.
Vai trò của thẻ ban tổ chức sự kiện?
Trên thực tế, những tấm thẻ ban tổ chức mang lại rất nhiều vai trò quan trọng trong một sự kiện. Dưới đây là những vai trò chủ yếu mà bạn có thể biết tới như:
Giúp nhận diện với người ngoài
Vai trò cơ bản nhất của thẻ đeo ban tổ chức sự kiện đó chính là để nhận diện cũng như phân biệt với người tổ chức và người ngoài. Khi đeo thẻ, các thành viên trong đội ngũ tổ chức sẽ dễ dàng được nhận biết giữa hàng trăm người tham dự.
Từ đó giúp khách mời, đối tác hay các bộ phận kỹ thuật, bảo vệ xác định nhanh ai là người có thẩm quyền xử lý công việc tại hiện trường. Điều này đặc biệt quan trọng trong các sự kiện lớn, đông người, tránh được sự nhầm lẫn hoặc xáo trộn trong quá trình vận hành.
Hỗ trợ kiểm soát an ninh sự kiện
Vai trò quan trọng tiếp theo của những tấm thẻ ban tổ chức sự kiện đó chính là kiểm soát an ninh trong và ngoài. Bởi chỉ những người sở hữu tấm thẻ này mới có thể tiếp cận các khu vực quan trọng như: hậu trường, phòng điều khiển, sân khấu, hay các khu VIP,... Bên cạnh đó, với các sự kiện lớn có quy mô quốc tế, yếu tố kiểm soát này còn được hỗ trợ thêm bằng mã QR hoặc chip từ để quản lý ra vào.
Giúp xây dựng bộ nhận diện thương hiệu
Thông thường những tấm thẻ từ ban tổ chức này sẽ được đồng bộ với logo và thương hiệu tổ chức. Do đó, bên cạnh những vai trò cơ bản vừa rồi chúng còn giúp tăng tính nhận diện cho chương trình. Những chi tiết tưởng chừng nhỏ như vậy lại là yếu tố quan trọng để tạo nên trải nghiệm thị giác nhất quán và để lại dấu ấn trong lòng người tham dự.
▷ Tìm hiểu thêm về bộ nhận diện thương hiệu để tạo nên sự nhất quán và chuyên nghiệp cho mọi sự kiện từ những chi tiết nhỏ nhất.
Thông tin cần có của mẫu thẻ ban tổ chức sự kiện?
Nếu bạn đang thắc mắc không biết trong các tấm thẻ ban tổ chức sự kiện cần những thông tin gì có thể tham khảo ngay các thông tin dưới đây:
- Tên sự kiện: Đây sẽ là phần được in nổi bật nhất để có thể phân biệt thẻ này thuộc bên sự kiện nào
- Logo thương hiệu: Tương tự như tên sự kiện thì phần logo sẽ được in nổi bật để tăng tính nhận diện.
- Họ và tên người đeo: Thông tin cá nhân như họ tên cần được thể hiện rõ ràng, dễ đọc để người khác có thể nhanh chóng nhận diện và xưng hô đúng mực.
- Chức danh: Đây là mục sẽ ghi chức danh của người đeo như: Ban Tổ Chức, Event Staff, Trưởng nhóm kỹ thuật, MC, Hậu cần… để phân biệt nhiệm vụ và quyền hạn của từng người trong chương trình.
- Ảnh chân dung: Phần thông tin ảnh sẽ giúp nhận diện dễ dàng hơn cũng như tránh việc mạo danh.
- Ngày tổ chức sự kiện: Thời gian cụ thể giúp xác định hiệu lực của thẻ, đặc biệt với các sự kiện kéo dài nhiều ngày hoặc có tính định kỳ.
Các loại thẻ ban tổ chức sự kiện phổ biến hiện nay
Tùy thuộc vào sự kiện mà bạn tham gia mà các tấm thẻ ban tổ chức này sẽ được phân cấp cho từng đối tượng. Cụ thể dưới đây là một số loại thẻ ban tổ chức sự kiện phổ biến mà bạn có thể biết tới như:
Thẻ ban tổ chức
Đây là loại thẻ sẽ được cấp cho các thành viên thuộc ban tổ chức chính thức của sự kiện đó. Người đeo thẻ này thường giữ vai trò quản lý, điều phối, lên kế hoạch và chịu trách nhiệm chung trong quá trình diễn ra chương trình.
Thẻ nhân viên
Thẻ này cấp cho các nhân sự trực tiếp làm việc tại sự kiện nhưng không thuộc ban tổ chức chính thức, chẳng hạn như nhân viên kỹ thuật, hậu cần, phục vụ, âm thanh, ánh sáng… Vai trò của họ là hỗ trợ vận hành các phần việc cụ thể nên phần thiết kế thẻ nhân viên thường đơn giản hơn và được phân quyền ra vào theo phạm vi nhiệm vụ.
▷ Tham khảo thêm kích thước thẻ nhân viên chuẩn để thiết kế thẻ rõ ràng, chuyên nghiệp và dễ nhận diện hơn.
Thẻ khách mời
Được cấp cho các cá nhân được mời đến tham dự sự kiện như nghệ sĩ, đại biểu, diễn giả, nhà tài trợ hoặc khách VIP. Thẻ khách mời thường có thiết kế sang trọng, ghi rõ tên khách mời, cấp độ và khu vực được phép tham dự như khu ghế ngồi đặc biệt, sảnh tiếp khách, khu ẩm thực, v.v.
Thẻ bảo vệ/An ninh
Thẻ này dành cho lực lượng bảo vệ làm nhiệm vụ đảm bảo an toàn, kiểm soát lối ra vào và xử lý tình huống khẩn cấp. Thẻ bảo vệ thường được thiết kế dễ nhìn, ghi rõ chức năng “Security” hoặc “An ninh” để thuận tiện cho việc nhận biết và điều phối khi cần thiết.
Thẻ tình nguyện viên
Loại thẻ này dành cho những người tham gia hỗ trợ sự kiện theo hình thức tình nguyện, thường là sinh viên hoặc người đăng ký tham gia hỗ trợ tổ chức. Họ có thể được phân công hỗ trợ khách mời, dẫn đường, phát tài liệu, hướng dẫn chương trình.
Tổng hợp mẫu thẻ ban tổ chức sự kiện đẹp và chuyên nghiệp
Tùy vào sự kiện nên sẽ có thiết kế và kích thước thẻ ban tổ chức sự kiện khác nhau. Nếu bạn đang muốn tìm những mẫu thẻ ban tổ chức sự kiện vừa đẹp vừa chuyên nghiệp thì có thể tham khảo ngay những tổng hợp dưới đây:
Trên đây là những mẫu thẻ ban tổ chức sự kiện đẹp và chuyên nghiệp mà Công ty quà tặng doanh nghiệpHưng Việt Mỹ muốn mang đến cho các bạn. Hy vọng rằng những gợi ý này sẽ giúp bạn lựa chọn được mẫu thẻ phù hợp nhất với sự kiện của mình. Nếu bạn cần thiết kế theo yêu cầu riêng hoặc in thẻ với số lượng lớn, đừng ngần ngại liên hệ với Hưng Việt Mỹ để được tư vấn tận tình và báo giá nhanh chóng!